To initiate a Data Access Request, determine the type of project you will require then fill in and submit a Feasibility Request form to NB-IRDT. We will review the project information to determine if it will be feasible  with the data housed in custody at NB-IRDT. After feasibility has been determined, you will be provided with feasibility feedback. This process normally takes approximately 10 business days.

Feasibility requests are to be sent via e-mail.

At a later date, the NB-IRDT Research and Evaluation Manager will be in touch to discuss your research service needs;  a budget letter will then be prepared.

Once feasibility has been approved, you will be invited to complete the NB-IRDT Data Access Request (DAR) form.

The DAR is divided into four sections:

Section One – Project Information

Section Two – Research Team Members

Section Three – Data Set Information

Section Four – Requested Variables

Once the DAR is received, a series of reviews must take place:

This review will begin as soon as the DAR is received. You will receive the results in approximately seven business days. At this time, a meeting may be arranged to review the results with the review team. The Institute Review is an opportunity  to review, and discuss the project methodology, chosen data sets and variables.

A standing meeting time is reserved each week for the institute review meeting. Our NB-IRDT Data Access Coordinator will work with you to schedule attendance at the next available meeting, should it be required. The meetings are typically held online but in person or via teleconference can also be arranged.

This review is to give the Data Business Owners (DBOs) the opportunity to understand how their data will be used in the project. The PI may ask questions directly to the DBOs and receive feedback about the data sets and data variables. If changes to the DAR are suggested, there will be an opportunity to make them before proceeding to the next project approval step. 

The DRC is made up of DBOs (as identified by the requested data sets on the DAR) and various NB-IRDT staff. A standing meeting time is reserved each month for the DRC to meet. Our NB-IRDT Data Access Coordinator will work with you to schedule attendance at the next available meeting, should it be required. The meetings are typically held online but in person or via teleconference can also be arranged.

This review ensures everything is in place and ready for review by the UNB Research & Ethics Board (REB) it is performed by the NB-IRDT Privacy Officer and one other Senior NB-IRDT Staff member.

Once DRC concludes the Research Team have a final opportunity to make edits to the DAR. When they are done, the updated DAR must be emailed to NB-IRDTdar@unb.ca, along with a copy of their REB Application (a blank REB Application form can be downloaded from the UNB REB website.

Upon receipt the PERC will be initiated; typically, the PERC concludes within 1 week. If adjustments are needed the PI will be notified. Once the PERC has been finalized, the whole PERC package is sent to UNB Ethics by the Data Access Coordinator on behalf of the PI.

• a copy of the DAR,
• the REB Application,
• a REB recommendation letter,
• the signed PERC review form,
• the PERC Summary & Final Privacy Review form

The PI will be sent notice that the PERC package has been sent to REB.

All research projects that use administrative data in the custody of NB-IRDT must be approved by UNB REB.

Once REB approval has been granted, the REB Chair will e-mail the PI with the approval. Typically, the Data Access Coordinator is cc’d on this e-mail; if they were not, we ask that the PI forward the approval to the NB-IRDTdar@unb.ca. Confirmation of REB approval is required before to the final stages of the project approval can take place.

For more information, please view our REB Submission Instruction Guide.

After all the reviews have taken place, the Data Access Coordinator verifies that all administrative safeguards have been completed and that a signed budget letter is on file. After the verification has taken place,  a draft Data Access Agreement (DAA) is prepared for signature by UNB’s Vice President (Research) and the PI for the project.

The draft DAA is sent to the Vice President (Research) along with the final version of DAR. Once signed by the Vice President (Research), the DAA is sent to the PI for signature. Once the DAA has been fully executed, a welcome package is sent to the PI and a request is made to have the project folders prepared.

The PI will be notified when the project folder is ready to be accessed by those who have completed all the Administrative Safeguard Requirements.

Only Approved Data Users may enter the NB-IRDT Trusted Research Environment (TRE). A request will be made on your behalf, to gain access to the TRE, once confirmation has been received of:

• the signed DAA, and
• completion of the Administrative Safeguards

A member of the NB-IRDT team will reach out to you once access has been granted.

All questions throughout the DAR process can be addressed to NB-IRDTdar@unb.ca.

Au départ, seule la section 1 du formulaire Demande d’accès aux données doit être remplie et présentée à l’IRDF-NB. Nous examinerons l’information sur le projet (décrit dans la première section) afin de déterminer s’il s’agit d’un projet réalisable auquel l’IRDF-NB peut contribuer. Vous recevrez un retour d’information à cet égard une fois la faisabilité établie. Ce processus prend en moyenne dix jours ouvrables.

Les demandes de faisabilité doivent être envoyées par courriel à l’adresse NB-IRDTdar@unb.ca.

À ce stade, notre responsable de la recherche et de l’évaluation pourrait communiquer avec vous pour prévoir une rencontre dans le but d’évaluer vos besoins en matière de services de recherche et de vous fournir un devis.

Demande d’accès aux données

Une fois la faisabilité confirmée, vous serez invité à remplir les autres sections de la demande d’accès aux données.

La DAD est divisée en quatre sections :

Section 1 - Renseignements sur le projet et sa faisabilité

Incluez des renseignements sur le projet, comme le titre du projet, le nom et les renseignements sur le chercheur principal (CP), la source de financement, le rendement prévu, les données externes à importer, le résumé de projet, les questions de recherche, la méthodologie, le géocodage, etc.

Cette section aura déjà été remplie à la phase de faisabilité du processus d’approbation du projet.

Section 2 - Utilisateurs des locaux sécurisés de l’IRDF-NB

Énumérez toutes les personnes qui devront avoir accès aux données confiées à l’IRDF-NB pour mener à bien le projet de recherche.

Section 3 - Ensembles de données demandés

Il faut inclure tous les ensembles de données de l’IRDF-NB et ceux importés que vous souhaitez obtenir pour mener à bien le projet de recherche. N’oubliez pas d’indiquer l’année des données dont vous avez besoin. Nous devons connaître l’année, le mois et le jour lorsque nous demandons des ensembles de données. Veillez à utiliser les bons titres et codes d’ensembles de données, tels qu’ils sont affichés aux fonds de données.

Section 4 - Variables demandées

Vous devez inclure une liste complète des variables dont vous avez besoin pour chaque ensemble de données demandé, ainsi qu’une justification pour chacun. Il est ici notamment question des données de l’IRDF-NB et de tout autre ensemble de données que vous avez l’intention d’ajouter au dossier du projet dans notre environnement de recherche sécuritaire (ERS).

Une fois la demande dûment remplie reçue, une série d’examens doit avoir lieu :

Réunion d’examen de l’Institut

Cette réunion donne à l’équipe de l’IRDF-NB l’occasion de vous rencontrer pour discuter de la méthodologie du projet, des ensembles de données, des variables choisies, etc., et de préparer la demande d’accès aux données pour le comité sur les données et la recherche.

Un moment est réservé chaque semaine pour permettre à l’Institut de mener ces examens. Notre coordonnateur de l’accès aux données travaillera avec vous pour prévoir votre participation à la prochaine réunion disponible, que ce soit en personne, par téléconférence ou en ligne.

Réunion du comité sur les données et la recherche

L’objectif de cette réunion est de donner aux propriétaires d’entreprises de données l’occasion de comprendre comment leurs données seront utilisées et de permettre au chercheur principal du projet de poser des questions et de recevoir des commentaires sur les ensembles de données et les variables. Dans l’éventualité où des modifications à la Demande d’accès aux données seraient proposées, il sera possible de les apporter avant de passer à l’étape suivante du processus d’approbation du projet.

Le comité sur les données et la recherche est composé de propriétaires d’entreprises de données (indiqués en fonction des ensembles de données demandés) et de divers membres du personnel de l’IRDF-NB. Le comité sur les données et la recherche se réunit aux mêmes dates et heures chaque mois. Notre coordonnateur de l’accès aux données travaillera avec vous pour prévoir votre participation à la prochaine réunion disponible, que ce soit en personne, par téléconférence ou en ligne.

Toutes les personnes énumérées à la deuxième section d’une demande d’accès aux données doivent se conformer aux garanties administratives obligatoires avant d’avoir accès aux données du projet ou à l’environnement de recherche sécuritaire de l’IRDF-NB. Ces garanties obligatoires permettent de protéger les données qui nous sont confiées et d’assurer le respect des mesures législatives relatives à la protection de la vie privée et de nos politiques internes.

Une fois les examens de l’Institut et du comité sur les données et la recherche terminés, le coordonnateur de l’accès aux données communiquera avec les membres de votre équipe de recherche pour leur expliquer comment se conformer aux garanties administratives. Voici les étapes à suivre :

Vérification du casier judiciaire

Une vérification du casier judiciaire doit être présentée avant l’accès aux locaux sécurisés. Nous vous suggérons de demander une vérification du casier judiciaire auprès de votre commissariat de police local (ou de la GRC) dès les premières étapes du processus de Demande d’accès aux données, car cette vérification peut prendre quelques semaines. La vérification de votre casier judiciaire peut nous être acheminée en version originale, photocopiée ou numérisée et peut être envoyée par courriel. Toutefois, nous n’acceptons pas les vérifications de casier judiciaire remontant à plus d’un an.

Si vous avez besoin d’une lettre de notre part pour demander la vérification de votre casier judiciaire, veuillez envoyer un courriel à l’adresse NB-IRDTdar@unb.ca.

Formation à la protection de la vie privée

Nos séances de formation en ligne à la protection de la vie privée visent précisément l’accès aux données administratives et leur utilisation pour des travaux de recherche et d’évaluation de programmes (p. ex. l’utilisation secondaire). Veuillez envoyer un courriel à NB-IRDTdar@unb.ca pour demander le lien de la formation à la protection de la vie privée. Remarque : La formation dure environ une heure.

Nos séances de formation en ligne à la protection de la vie privée visent précisément l’accès aux données administratives et leur utilisation pour des travaux de recherche et d’évaluation de programmes (p. ex. l’utilisation secondaire). Veuillez envoyer un courriel à NB-IRDTdar@unb.ca pour demander le lien de la formation à la protection de la vie privée. Remarque : La formation dure environ une heure.

• une entente de confidentialité;
• un formulaire d’utilisateur approuvé.

Ces deux documents doivent être lus, signés et retournés à NB-IRDT@unb.ca.

Remarque : Notre séance de formation à la protection de la vie privée doit être suivie chaque année, et ce, pendant toute la durée de votre projet de recherche.

Formation et orientation en matière de sécurité

Tous les nouveaux utilisateurs (ceux qui n’ont jamais accédé à l’environnement de recherche sécuritaire de l’IRDF-NB) doivent suivre une séance de formation et d’orientation d’une heure en matière de sécurité donnée par l’IRDF-NB. Pour prévoir une formation, veuillez envoyer un courriel à l’adresse NB-IRDTdar@unb.ca; indiquez votre nom et les projets auxquels vous êtes associés. Un membre de notre personnel vous communiquera la prochaine date de formation disponible.

Une orientation en laboratoire est également offerte à ceux qui utilisent le laboratoire de l’IRDF-NB à Fredericton. Si l’orientation en laboratoire vous intéresse, veuillez envoyer un courriel à NB-IRDTdar@unb.ca pour nous en informer.

Évaluation du comité d’éthique en recherche (CER)

Tous les projets de recherche utilisant des données administratives confiées à l’IRDF-NB doivent être approuvés par le CER. Une fois l’examen de l’Institut et celui du comité sur les données et la recherche terminés, le coordonnateur de l’accès aux données invitera le chercheur principal à préparer sa demande au CER (à envoyer par courriel à ethics@unb.ca).

Obtenir de plus amples renseignements et accéder aux formulaires requis.

Une fois l’approbation du CER obtenue, le chercheur principal la fera parvenir à l’adresse NB-IRDTdar@unb.ca. La confirmation de l’approbation du CER est nécessaire pour que les dernières étapes du processus d’approbation du projet puissent aller de l’avant.

Dernier examen du respect de la vie privée

Notre agent de protection de la vie privée mènera un dernier examen de conformité aux mesures législatives sur la protection de la vie privée avant d’envoyer la demande d’accès aux données et l’ébauche de l’entente d’accès aux données au bureau des services de recherche de l’UNB pour signature.

Une fois que tous les examens ont eu lieu et que les garanties administratives ont été confirmées, le coordonnateur de l’accès aux données préparera une ébauche de l’entente d’accès aux données (EAD) qui doit être signée par le vice-président de l’UNB (recherche) et le chercheur principal du projet.

Une fois l’EAD signée, une trousse de bienvenue est envoyée au chercheur principal. Nous préparerons les dossiers du projet en fonction de la Demande d’accès aux données, et nous informerons le chercheur principal lorsque le tout pourra être consulté par ceux qui ont satisfait à toutes les exigences des garanties administratives.

Une carte d’accès et un code NIP sont requis pour accéder aux données dans notre environnement de recherche sécuritaire. Une fois l’EAD signée, chaque membre de l’équipe de recherche (ceux dont le nom figure sur la Demande d’accès aux données) doit demander sa carte d’accès et son code NIP en envoyant un courriel à l’adresse NBIRDTsupport@unb.ca.

Rappel : Seules les personnes ayant satisfait à toutes les exigences des garanties administratives pourront accéder aux données et à l’environnement de recherche sécuritaire.

Toute question survenant au cours du processus de Demande d’accès aux données peut être transmise à l’adresse NB-IRDTdar@unb.ca.